钉钉、企业微信、云之家等移动办公平台如何运用到政府管理探索

政务办公移动化手段可作为推进信息化与内部办公深度融合的桥梁,用移动化手段打通传统政务办公的痛点环节,实现机关办公的“零跑腿”,实现非纸质留痕要求的工作通过信息化手段全面留痕,有效做到工作效率的无感知提升,工作记录的无感知留痕。

政务办公的高效运转深入影响着基层政府各项工作的有效落实,特别是今年以来,要求各单位要全面推进机关建设和管理的科学化、规范化、精细化。要使机关工作更加科学高效、更加规范严谨、更加方便群众、更加方便机关办事效率的提高。但对于基层政府而言,工作强度大、节奏快、要求高,如何将机关工作的高标准与快节奏这对看似矛盾的命题进行有效衔接则困难重重。

机关工作科学高效、规范严谨的基础是依靠更加完善的行政规定,更加详实的审批流程,更加标准化的业务规范等行政手段进行实现。但规定的完善,审批流程的详实不可避免的存在过程的复杂,中间环节的增多,产生工作人员学习时间增加,掌握难度加大,紧急工作应对时效降低,痕迹存储成本上升等问题。在日常工作中,部分工作人员因这些伴随出现的问题对工作的高标准、严要求有着或多或少的抱怨,认为这造成了工作效率的降低。造成矛盾的非主观原因我认为是工作标准的提高与信息流转速度间出现了失衡(例:工作标准/信息流转速度=平衡),在工作标准提高的同时,有效提高信息流转速度,才能持续保持工作标准与效率实现的动态平衡。

信息流转速度则可通过信息化手段进行提高,特别是利用移动政务信息化手段辅助实现政务办公的规范化、便捷化、信息化、移动化、痕迹化,将技术手段作为高标准与快节奏之间的纽带,规避工作流程中出现的特殊情况,从而更好的实现基层政府政务办公移动化。

在基层政府日常工作中内部办公的经常性痛点为信息沟通不畅,信息报送成本及痕迹留存成本较高,基层政府工作人员,特别是内勤人员的大量精力耗费在找人、通知、询问上;为了做好机关内部办公的流程化运行,基层政府工作人员使用大量的纸张进行打印,造成打印耗材成本逐年上升;同时随着当前形势的发展,基层政府机关办公痕迹化的要求越加严格,2018年9月,人民日报发表评论文章,怒批“凡事要求工作留痕也是形式主义”,我认为工作留痕是有必要的,问题出现在留痕的主观动机及留痕的成本上,对于留痕的成本来说,传统的纸质留存在造成工作量增加的同时也造成资料存储的无系统,难整理,占用了基层政府工作人员开展本职工作的大量时间精力,也容易使工作人员产生疲劳情绪。

政务办公移动化手段可作为推进信息化与内部办公深度融合的桥梁,用移动化手段打通传统政务办公的痛点环节,实现机关办公的“零跑腿”,实现非纸质留痕要求的工作通过信息化手段全面留痕,有效做到工作效率的无感知提升,工作记录的无感知留痕。

基层政府机关日常工作领域众多,各项工作存在着审批、通知、留痕等基本属性,选取工作属性间互有交叉,具有一定的代表性的接收会议通知、盖章管理、休假管理等日常工作进行综合分析,探索利用政务移动办公后提高工作效率的可能。

收文管理+用车管理(包含审批、通知、留痕等属性);

传统流程模式(正常流程完成时间20分钟):

1. 收文人员→查看通知→打印通知→送领导阅→主要领导参会;

2. 填写公车申请审批→主管领导审批→公车管理人员→告知司机→送达会议地点。

痛点情况:

1. 领导外出导致收文人员通知无法送达;

2. 用车部门主管领导外出导致申请表无法签字;

3. 公车管理人员请假导致收文人员无法送达申请表;

4. 收文人员重复多次联系最后领导补批。

移动办公模式(流程完成时间5分钟):

1. 收文人员→查看通知→附件上传移动平台→发送领导并自动短信提醒→领导手机接收信息;

2. 收文人员→移动平台提交公车使用审批→主管领导手机或电脑审批→公车管理员手机接收批准单→安排司机→送达会议地点。

3. 用车审批单电子化存储。

4. 会议时间发送达领导手机日程提醒。

盖章管理:

传统流程模式:

1. 内勤→填写用章登记表→主管领导签字→到办公室盖章;

2. 用章登记表存储。

痛点情况:

1. 遇急需盖章,主管领导外出无法签字;

2. 用章登记表易缺页。

3. 领导电话同意盖章,补签字。

移动办公模式:

1. 内勤→移动平台填写用章申请→主管领导移动审批→抄送办公室→完成盖章;

2. 用章审批单、盖章原件照片自动存储。

休假管理:休假审批

传统流程模式:

1. 人事科→根据人员工作年限制作每人可休假日期单并盖章→发达每位工作人员;

2. 工作人员→填写休假审批单(附人事科发的休假单)→主管领导审批→月度集中报送人事科;

3. 人事科→汇总休假情况→减扣每人可休假日期。

痛点情况:

1. 人事科计算每名工作人员的可休假日期,为每名工作人员打印可休假时间单耗费大量精力。且人员休假后计算可休假时间扣减极为繁琐。

2. 休假审批领导外出无法签字。

移动办公模式:

1. 人事科→录入每名工作人员初始工作时间→设置休假计算公式→系统自动计算可休假日期→每名工作人员自行查看可休假日期。

2. 工作人员→手机或pc填写休假申请单→领导审批同意→抄送人事科备案→系统自动扣减可休假日期。

机关政务除日常性工作外,还包括召开会议、审批、专项活动等大量工作内容。产生的政务办公信息则涉及机关业务流转信息、机关工作人员个人信息、业务表单等信息,因此移动政务办公系统的选取要从系统安全性、系统灵活性、系统投入节约性、系统更新性、系统运维效率等方面进行综合考量。

如何利用新技术提高工作效率,选取哪种信息化手段试点先行,要结合工作实际,寻找工作痛点并加以综合分析,以切实解决问题为第一准绳,避免出现系统建设不落地,系统使用不效率,系统投入不实际,工作开展不便利的情况出现。因此要创新系统建设新思路,打破传统固化的系统建设模式,探索利用社会化产品,优质化平台,提高投入产出比,以最少的投入,最快的速度实现机关政务办公信息化的目标。

政务移动信息化问题剖析

政务信息化现已经进入移动化阶段,依托手机移动端解决政务信息流转是最完美的政务信息化解决方案。目前基层政府各领域已经使用多个平台开展政务业务,包括全响应移动终端、河长制app、区政府OA移动平台等等,结合现有已使用的移动端app案例分析,以上平台均存在系统设置逻辑不合理、系统使用难上手、系统可扩展性不强等诸多问题,剖析原因我认为存在以下需要突破的固化思维。

1.政务网固化思维:目前所有使用的政府APP均依托区政务外网建设,导致政府工作人员使用政务APP必须使用可以连接政务外网的专有vpn手机,除造成购买专用手机成本支出外,购买专有vpn手机也难以涵盖所有承担基层政府工作任务的工作人员,比如所有社区的社工、临时工等人员,同时对于出现的人员变动、人员新增等情况,也难以及时收回及新增vpn手机。

2.传统建设思维:政务移动信息化系统的建设基本采取的是单独开发的形式,但随着多年来的系统开发及使用实践,此种方式存在诸多弊端。

(1)建设成本高:目前一套成熟的标准工作流产品(OA系统)建设成本普遍在40万以上,若存在定制业务则系统开发成本更高。

(2)时间周期长:系统建设需经过系统需求调研-系统开发-系统部署-系统测试-系统上线等诸多环节,往往在系统建设的需求调研阶段,很难实现完整的需求梳理,通常会出现边建设边修改的情况,从而拉长系统建设周期。系统建设周期普遍在8至10个月。

(3)运维费用贵:按照市经信委及财政的要求,系统每年运维费用不超过系统建设费用10%,以一套系统50万的建设费用计算,一年的运维费用为5万元,但目前各公司人力资源成本上升,5万的运维费一般难易满足系统完整运维的标准,造成运维效果不理想,运维能力降低。

(4)灵活调整难:系统建设完成后基本属于各项功能的固定状态,按照现有的方式系统很难对新提出的需求或系统的不足进行调整,只能通过未来采取二期建设的方式进行完善。

(5)安全难达标:按照市、区要求,目前建设信息化系统均需按照信息安全等级保护的要求进行建设,普遍业务系统均需满足二级等级保护以上的标准等级,仅安全等级达标测评费用就需要9万,但二级的等级保护水平也仅仅是入门标准,难以达到信息安全的最高保障。

单次投入思维:现有移动政务平台建设,注重的是单次投入,很难有专业队伍,持续的资金对系统进行不间断的功能完善,造成APP的功能优化更新缓慢,导致使用者粘手度不足,仅受制于行政命令进行被动式使用,造成使用积极性不高。

探索新模式分析

在大众创业,万众创新的新形势新要求下,我认为政府在信息化系统建设上也可以探索创新建设形式,打破固有思维,充分利用社会化资源平台,探索依托互联网的机关政务办公信息化系统建设工作。

目前市场上主流的协同平台均提供成熟的OA办公模块化搭建能力,无需系统开发费用,无需开发商搭建,机关工作人员通过简单的自学即可自行搭建,成熟的产品包括阿里巴巴-钉钉平台,腾讯-企业微信,金蝶集团-云之家等。几种产品大同小异,但经过细节分析,我认为阿里巴巴的钉钉产品更能满足机关信息化移动办公的使用需要,更加灵活的定制机关业务。下面以阿里巴巴公司产品为蓝本进行分析。

(1) 移动办公能力

机关政务办公移动化的核心为通知,审批,汇报,考勤等涵盖了机关日常办公所能用到的大部分功能类型。目前钉钉平台提供以上基础功能的免费试用。

(2) 提醒告知能力

移动政务办公的另一项重点需求是通过有效手段告知对方及时查看信息,进行远程的信息获取及信息反馈。钉钉平台按照用户使用活跃度自动匹配短信提醒、电话提醒条数,对于政府单位认证后即为最高级别的VIP用户。

(3) 信息安全能力

利用移动端开展政务办公,对政务信息的安全存储要求尤为严格,钉钉平台是国内首家通过SOC2隐私性原则审计,安全性,保密性和隐私性三项原则审计的平台;ISO27001:2013,27018:2014,安全认证体系的企业级应用产品;通过由公安部监制,由属地公安机关认可并颁发的国家级信息系统等级认证。

(4) 定制化能力

钉钉免费提供的功能多为单体性功能,若实现单体审批与其他功能的对接,实现全过程的信息化流转则需要进行定制化开发。钉钉推荐了优秀的部署服务商,对于定制化开发收取的为灵活定制部署费用,省去了传统系统开发的平台成本,开发费用大大降低。

(5) 持续更新能力

移动平台的更新能力尤为重要,就像手机的操作系统经常性更新一样,移动平台所带来的新功能、新技术也需要保持平台的持续行更新,阿里巴巴每年投入数以亿记的资金对平台进行更新,足以确保平台能更为用户带来更好的系统体验。

移动办公带来的挑战

政务办公移动化在带来便捷、高效的信息流转速度的同时,也必然带来工作的标准化,不可修改化,灵活性降低等特点,例如:审批单无法后补,时间不能修改等。这对于机关工作人员的办公标准化意识带来一定挑战。

因目前移动端平台的电子签章技术不成熟,审批单的法律效率是否能被认可,对于上级单位的检查对于导出的审批情况汇总表是否具有效力存在不确定性。因此如果开展政务办公移动化工作的推进,涉及资金的业务暂不利用政务移动办公的手段进行优化。

最新技术的政务办公移动平台均可实现自行搭建,对于机关工作人员的技术搭建能力带来挑战,整体的搭建过程至少需要2人共同开展,从而为平台功能搭建,后台系统的维护做好延续性准备。

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